TendroJavna naročila, ki so res za vas.

Javno naročilo

Uvedba, uporaba in vzdrževanje dokumentnega sistema z vodenjem ISO dokumentacije in obravnavo neskladja z registrom tveganj

Informacijske storitve in razvoj programske opreme

NaročnikORTOPEDSKA BOLNIŠNICA VALDOLTRA OSPEDALE ORTOPEDICO VALDOLTRA, Ankaran - Ancarano
KrajAnkaran - Ancarano
Rok za oddajo23. 10. 2026 do 09:00 (še 19 dni)
Ocenjena vrednostni navedeno
Trajanje5 let (uporaba sistema od prevzema prve faze). Vzpostavitev: faza 1 – 5 mesecev, faza 2 – 4 mesece od prevzema faze 1.

Povzetek

Ortopedska bolnišnica Valdoltra izbiruje ponudnika za vzpostavitev in vzdrževanje certificiranega dokumentnega sistema v oblaku za upravljanje ISO dokumentacije in obravnavo neskladij z registrom tveganj. Naročilo vključuje 5-letno obdobje uporabe sistema za 520 imenskih uporabnikov, s pomočjo mobilne aplikacije in funkcionalno podrpro za skupno delo na dokumentih, elektronsko arhiviranje in upravljanje delovnih tokov.

Obseg

  • Vzpostavitev certificiranega dokumentnega sistema v oblaku za upravljanje ISO dokumentacije s celovito e-hrambo pri Arhivu RS
  • Vzpostavitev rešitve za obravnavo neskladij z registrom tveganj
  • Mobilna aplikacija (Native App) za pregled in delo z dokumenti z usklajenim delovanjem spletne in mobilne aplikacije
  • Sistem za skupno delo na dokumentih, verzioniranje, sočasno urejanje in komentiranje
  • Upravljanje delovnih tokov (BPMN 2.0) z obveščanjem in dodeljevanjem opravil
  • Iskanje po vsebini in metapodatkih dokumentov s podporo za polno besedilno iskanje (Full Text Search)
  • 5-letno obdobje uporabe sistema za 520 imenskih uporabnikov
  • Elektronska hramba z avtomatsko pretvorbo v format PDF/A in zakonsko skladno hrambo
  • Uporaba Microsoft Office/Office 365 integracije znotraj sistema
  • Tehnična podpora in redna vzdrževanja sistema (1 uro/mesec vključeno v ceno)

Sklopi

  • 1. Uvedba, uporaba in vzdrževanje dokumentnega sistema z vodenjem ISO dokumentacije in obravnavo neskladja z registrom tveganj

Pogoji iz dokumentacije

Gospodarski subjekt mora biti na dan poteka roka oddaje ponudb s strani Arhiva RS certificiran ponudnik zajema, elektronske hrambe in spremljevalnih storitev. Vir: „Gospodarski subjekt je na dan poteka roka oddaje ponudb s strani Arhiva RS certificiran ponudnik zajema, elektronske hrambe in spremljevalnih storitev“ (navodila)
Ponujena programska oprema za masovni zajem, dokumentni sistem in elektronsko hrambo mora biti certificirana pri Arhivu RS. Vir: „tudi ponujena programska oprema za masovni zajem, dokumentni sistem in elektronsko hrambo je certificirana pri Arhivu RS“ (navodila)
Gospodarski subjekt na dan, ko poteče rok za oddajo ponudb razpolaga z veljavnimi certifikati ISO standarda: ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 in ISO 9001 in zagotavlja, da bo v primeru oddaje naročila zagotavljal veljavnost vseh certifikatov ves čas trajanja pogodbe z naročnikom. (ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 9001) Vir: „Gospodarski subjekt na dan, ko poteče rok za oddajo ponudb razpolaga z veljavnimi certifikati ISO standarda: ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 in ISO 9001 in zagotavlja, da bo v primeru oddaje naročila zagotavljal veljavnost vseh certifikatov ves čas trajanja pogodbe“ (navodila)
Gospodarski subjekt mora izkazati izkušnje s predložitvijo najmanj treh (3) primerljivih referenc s področja uvedbe certificiranega dokumentnega sistema z e-hrambo pri Arhivu RS v zdravstveni ustanovi (bolnišnici). Vsaj ena referenca mora obsegati najmanj 500 imenskih neposrednih uporabnikov, preostali dve pa najmanj 100 imenskih neposrednih uporabnikov. Rešitev mora biti v polnem obsegu implementirana v zadnjih 5 letih, z zagotovljeno zakonsko skladno hrambo dokumentov in implementiranima najmanj dvema procesoma: celovitim upravljanjem ISO dokumentacije z obveščanjem ter celovitim upravljanjem odklonov z registrom tveganj. (3 reference: 1 × najmanj 500 uporabnikov, 2 × najmanj 100 uporabnikov) Vir: „Gospodarski subjekt mora izkazati izkušnje s predložitvijo najmanj treh (3) primerljivih referenc s področja predmeta naročanja, ki vključujejo uvedbo ponujene rešitve certificiranega dokumentnega sistema z e-hrambo pri Arhivu RS v zdravstveni ustanovi (bolnišnici). Vsaj ena (1) izmed predloženih referenc mora obsegati najmanj 500 imenskih neposrednih (ne-integracijskih) uporabnikov, preostali referenci pa morata obsegati najmanj 100 imenskih neposrednih (ne-integracijskih) uporabnikov.“ (navodila)
Gospodarski subjekt z dnem oddaje ponudbe zagotavlja demo delovanje ponujenega sistema z vsemi zahtevanimi funkcionalnostmi: deljenje povezave do dokumentov za ne-imenske uporabnike, mobilna aplikacija (Native App) objavljena v Google in Apple trgovini s usklajenim delovanjem s spletno aplikacijo, pregled odprtih opravil po prioriteti, enostavne nastavitve filtrov s shranjevanjem poizvedb, spreminjanje gesla s 2-faktorsko avtentikacijo (e-mail + mobilna številka). Vir: „Gospodarski subjekt z dnem oddaje ponudbe zagotavlja demo delovanje ponujenega sistema za preverjanje ustreznosti ponudbe glede izpolnjevanja naročnikovih tehničnih zahtev iz razpisne dokumentacije in vseh njenih prilog. Z demo sistemom je potrebno zagotoviti preizkus in preverjanje rešitve za vse tehnične zahteve in za funkcionalnosti“ (navodila)

Merila

  • najnižja skupna ponudbena vrednost naročila (vzpostavitev in uporaba sistema) z DDV – 100.0

Bodite pozorni

  • Zahtevane so 4 veljavne ISO certifikate (27001, 27017, 27018, 9001) ob oddaji ponudbe – ponudnik jih mora imeti že pri oddaji
  • Zahtevana je certificiranost pri Arhivu RS (storitve in programska oprema) – omejeno število ponudnikov
  • Demo sistem z vsemi funkcionalnostmi (vključno mobilno aplikacijo objavljena v Google in Apple trgovini) mora biti dostopen ob oddaji ponudbe
  • Finančno zavarovanje je obvezno (menica brez protesta) – prvi ponudnik mora vedeti, da bo moral to predložiti pred podpisom pogodbe
  • Rok za oddajo ponudb je kratek (23. 10. 2026, 9.00 uro) od objave (2. 10. 2026 ob 10.06) – le 21 dni
  • Naročilo je razdeljeno na dve fazi s svojima rokovoma: faza 1 – 5 mesecev, faza 2 – 4 mesece od prevzema faze 1
  • Izvedeni bo 1 krog pogajanj, ki bo obsegal pogajanja le o ceni
  • Zahtevana je 3-mesečna brezplačna IT podpora po prevzemu vsake faze
  • Naročilo zahteva dokazilo o izkušnjah z najmanj 3 referenčnimi projekti v zdravstvenih ustanovah (bolnišnicah)

Dokumentacija

  • Razpisna dokumentacija dokumentarni sistem.zip
  • Navodila ponudnikom.docx
  • Izjava ponudnika o izpolnjevanju pogojev.docx
  • Izjava udeležba.docx
  • Obrazec Finančno zavarovanje.docx
  • Obrazec Reference.docx
  • Obrazec Soglasje podizvajalca za neposredna placila.doc
  • Obrazec_Ponudba.doc
  • Pogodba _ Uvedba in vzdrževanje IS za obvladovanje dokumentarnega sistema 28. 9. 2026.docx
  • Obrazec predračuna 15.9.2026.xlsx
  • Povzetek predracuna-rekapitulacije.doc
  • OB Valdoltra_SPECIFIKACIJA TEH. ZAHTEV 28.9.2026.docx

Prenos dokumentacije na Portalu javnih naročil

Objave

  • 02. 10. 2026 · SL1 · JN007796/2026-SL1/01
Objava na Portalu javnih naročil Oddaja ponudbe v sistemu e-JN

Povzetek je pripravila programska oprema iz javno objavljene dokumentacije in je informativen. Zavezujoča je le razpisna dokumentacija.